Der Alltag in mittelständischen Unternehmen ist geprägt von Abläufen: Von der Kundenanfrage über die Produktion bis hin zur Abrechnung – überall spielen Prozesse eine zentrale Rolle. Doch viele dieser Abläufe sind nach wie vor manuell, papierbasiert oder ineffizient gestaltet. Die Folge: Zeit wird vergeudet, Kosten steigen, und Fehler schleichen sich ein.

Die Digitalisierung von Prozessen setzt genau hier an: Sie optimiert bestehende Arbeitsweisen, reduziert Fehler und macht Unternehmen schneller und agiler. Doch wie geht man dabei vor? Welche Prozesse eignen sich für die Digitalisierung, und welche Technologien stehen zur Verfügung?

Der Kern der Prozessdigitalisierung: Optimierung und Automatisierung

Während die Digitalisierung als Ganzes ein strategisches Ziel verfolgt, konzentriert sich die Prozessdigitalisierung auf die konkrete Verbesserung einzelner Abläufe. Ziel ist es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Abläufe zu standardisieren und durch Datenvernetzung transparenter zu gestalten.

Beispiele für digitalisierte Prozesse:

• Rechnungsstellung: Automatisierte Generierung und Versand von Rechnungen.
• Bestellabwicklung: Digitale Tools, die Aufträge vom Eingang bis zur Lieferung begleiten.
• Personalverwaltung: Zeiterfassung, Gehaltsabrechnungen und Bewerbungsmanagement in digitalen Systemen.
• Support und Kundenservice: Chatbots, die Standardfragen direkt beantworten, während sich Mitarbeitende auf komplexe Anliegen konzentrieren.

Vorteile der Prozessdigitalisierung

Beschleunigte Abläufe

Ein automatisierter Prozess benötigt Sekunden statt Stunden – ob es sich um die Datenübertragung zwischen Abteilungen oder die Bearbeitung von Kundenanfragen handelt.

Fehlerreduktion

Manuelle Prozesse sind anfällig für Fehler. Automatisierte Systeme reduzieren diese erheblich, indem sie Daten konsistent und regelbasiert verarbeiten.

Geringere Kosten

Zeit ist Geld – und effizientere Prozesse bedeuten weniger Ressourcenverbrauch. Unternehmen sparen durch Automatisierung sowohl Arbeitszeit als auch Materialkosten.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Digitalisierte Prozesse bieten Einblick in alle Arbeitsschritte und schaffen nachvollziehbare Datenströme. Das erleichtert die Kontrolle und Analyse.

Verbesserte Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit

Kunden profitieren von schnelleren Antworten, Mitarbeiter von weniger monotonen Aufgaben – ein Gewinn für alle Beteiligten.

Schritte zur Digitalisierung von Prozessen

1. Prozessidentifikation: Wo liegt das größte Potenzial?

Prozesse, die:

• häufig wiederholt werden,
• fehleranfällig sind, oder
• viel Zeit und Ressourcen beanspruchen

sollten zuerst digitalisiert werden.

Beispiel: Die manuelle Erfassung von Kundenbestellungen ist zeitaufwendig und bietet Potenzial für Automatisierung.

2. Analyse des Ist-Zustands

Welche Schritte umfasst der Prozess? Wo treten Engpässe auf? Welche Tools werden aktuell genutzt? Diese Fragen helfen, Schwachstellen zu identifizieren.

3. Auswahl der passenden Technologie

Die Wahl der passenden Technologie beeinflusst den Erfolg der Digitalisierung.

• Projektmanagement: Tools wie Trello, Asana oder Microsoft Planner helfen bei der Organisation von Aufgaben.
• Buchhaltung: Lösungen wie DATEV, sevDesk oder Lexware digitalisieren Finanzprozesse.
• Dokumentenmanagement: Cloud-Dienste wie Google Drive oder SharePoint erleichtern den Zugriff auf Dateien.
• CRM-Systeme: Salesforce, HubSpot oder Zoho unterstützen im Kundenmanagement.
• Workflow-Automation: Workflow-Tools wie Zapier, Make oder Microsoft Power Automate verbinden verschiedene Systeme und automatisieren Abläufe.

4. Schulung und Mitarbeitereinbindung

Die Einführung digitaler Prozesse erfordert ein Umdenken bei Mitarbeitern. Schulungen und klare Kommunikation schaffen Akzeptanz und Verständnis. Der Nutzen sollte klar kommuniziert und das Team sollte in die Planung einbezogen werden.

5. Kleine Schritte statt großer Sprünge

Digitalisierung sollte schrittweise erfolgen. Transformierte Prozesse sollten zunächst in einzelnen Abteilungen oder bei Pilotprojekten getestet werden, bevor diese im gesamten Unternehmen zum Einsatz kommen.

Möglichst müssen Abläufe angepasst werden, bevor sie global ausgerollt werden.

5. Mitarbeiter schulen und einbinden

Die besten Systeme nützen nichts, wenn sie nicht verstanden oder akzeptiert werden. Daher sollten Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden und die Vorteile erkennen.

Beispiele für erfolgreiche Prozessdigitalisierung

Automatisierte Bestandsverwaltung

Ein mittelständisches Handelsunternehmen digitalisiert seine Lagerverwaltung mit Echtzeit-Tracking. Ergebnis: Fehlbestände werden vermieden, und die Bestellabwicklung wird um 30 % schneller.

Digitale Personalprozesse

Ein Unternehmen führt eine digitale Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware ein. Mitarbeiter können Arbeitszeiten über eine App erfassen, und Abrechnungen erfolgen automatisch.

Papierlose Buchhaltung

Durch die Umstellung auf ein cloudbasiertes Buchhaltungstool spart ein KMU jährlich Tausende Euro an Papier- und Druckkosten.

Herausforderungen, die es zu meistern gilt

Komplexität bestehender Prozesse

Viele Prozesse sind historisch gewachsen und komplex. Hier hilft eine genaue Analyse, um unnötige Schritte zu identifizieren und zu eliminieren.

Technologische Überforderung

Die Vielfalt an Tools kann überwältigend sein. Oft ist externe Beratung durch Experten eine ziemlich gute Idee.

Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Ein transparenter Kommunikationsansatz und der Einbezug der Mitarbeiter von Anfang an minimieren Widerstände.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Mit der Digitalisierung steigen die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Es muss sichergestellt sein, dass alle Lösungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, DSGVO-konform und sicher sind.

Prozesse digitalisieren – ein Gewinn für alle

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist eine Investition in die Zukunft des Unternehmens. Sie ermöglicht es, effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer gründlichen Planung, der Wahl der richtigen Tools und der Einbindung der Mitarbeiter.

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